Tietosuoja

TIETOSUOJA MATEXPRO

Laadittu 18.4.2018
Viimeisin muutos 22.4.2018

1. Rekisterinpitäjä
Matexpro, Matti Pasanen

Muut yhteystiedot:
info (@)fishingtrips.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Matti Pasanen

3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakkuussuhde.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi, asiakaskokemuksen parantaminen sekä anonyymien tilastojen tekeminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), muut tilauksen yhteydessä annetut lisätiedot, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Lisäksi sivuston käytöstä kerätään anonyymejä tilastoja Google Analytics:n ja Facebookin Business Managerin avulla. 

Tietoja säilytetään toistaiseksi ellei asiakas pyydä niitä erikseen poistamaan.

Verkkokauppa

– keräämme henkilötietoja verkkokaupassa osoitteessawww.kalastusretket.fi

– keräämme ainoastaan tietoja, jotka ovat oleellisia tuotteen toimittamisen kannalta ja asiakkuuksien hoitamisen kannalta. Säilytämme henkilötietoja, että voimme palvella asiakkaitamme paremmin sekä mahdollisten reklamaatioiden kannalta. Näin näemme rekisteristä tarvittaessa, mitä tuotteita asiakas on meiltä aiemmin tilannut ja mihin hintaan.

– keräämämme tiedot ovat nimi, kotiosoite ja toimitusosoite, postinumero ja paikkakunta, maa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

– asiakas hyväksyy tilausta tehdessään toimitusehdot, joissa asiakkaalle kerrotaan myös siitä, että tiedot tallentuvat Matexpron asiakasrekisteriin.

– kerättyjä tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin, kuten markkinointiin. Tietoja niitä luovuteta kolmannelle osapuolelle muutoin kuin jos tapaukseen liittyy perintää tai jos jokin viranomaistaho niitä perustellusti pyytää.

– rekisteri sijaitsee salasanasuojatulla palvelimella osoitteessa aquacamtools.com

– asiakas hyväksyy toimitusehdot ennen tilaustaan, joissa kerrotaan että tiedot tallentuvat asiakasrekisteriin

Kaluston vuokraus

– vene / kajakit ym vuokrataan puhelimitse, sähköpostilla tai suullisesti. Vuokraushetkellä tilaaja antaa nimensä, puhelinnumeronsa ja osoitteensa. Tilauksen tiedot merkitään manuaaliseen kalenteriin.

– henkilölle lähetetään varausvahvistus ja varausmaksu sähköpostitse tai varausvahvistus annetaan kirjallisena ja maksu suoritetaan käteisellä.

– henkilön tiedot jäävät ainoastaan varausvahvistukseen, josta tilaajalle toimitetaan yksi kappale ja Matexprolle jää toinen

– tilausvahvistuksia säilytetään kansiossa Matexpron toimistossa max 3 vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään silppuamalla

– Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä kolmannelle osapuolelle lukuunottamatta mahdolliset perintäasiat ja perustellut viranomaisten (esim poliisi) pyynnöt.

– Perusteena tietojen säilyttämiselle on asiakkaiden mahdollinen tavoittaminen jälkikäteen ilmenneissä veneen vuokraan liittyvissä asioissa (kuten kadonneet varusteet, veneilyalueella sattuneet onnettomuudet, muut tapahtumat jotka vaativat selvitystä)

Suoramyynti / messumyynti

– suoramyynnissä Matexpro käyttää OP-pankin OP_kassa järjestelmää.

– Asiakkaan halutessa sähköisen kuitin, antaa hän järjestelmään sähköpostiosoitteensa, jonne kuitti lähetetään

– Tietoja ei käytetä Matexprossa muuhun kuin kuitin lähettämiseen

– Kuitti voidaan asiakkaan halutessa kirjoittaa myös käsikuittina, tai jos ostos tehdään kahvila Eväsretkessä, voidaan kuitti tulostaa

– käsittelemme tietoja varmistaaksemme hyvän asiakaspalvelun

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan perintätapauksissa perintää suorittavalle taholle tai viranomaistahoille heidän sitä perustellusti pyytäessä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Mikäli rekisterissä havaitaan tietovuoto, ilmoitetaan siitä viipymättä kaikille rekisterissäoleville sähköpostitse.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

4. Arvioi, millaisia riskejä henkilötietojen käsittelyyn liittyy organisaatiossasi. Selvitä, miten riskejä voitaisiin minimoida. Ryhdy toimenpiteisiin, jotka vastaavat henkilötietojen käsittelyyn liittyvää riskiä. Esimerkiksi silloin, kun henkilötietojen käsittelyyn kohdistuu todennäköisesti korkea riski, on rekisterinpitäjän tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi.

5. Selvitä, miten organisaatiosi noudattaa tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä rekisteröityjen oikeuksia. Selvitä myös, miten rekisteröityjen pyyntöihin tällä hetkellä vastataan. Päivitä prosessit tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisiksi.

6. Huolehdi tietoturvasta. Valmistaudu ilmoittamaan henkilötietojen tietoturvaloukkauksista.

7. Varmista, että toimeksiantosopimukset vastaavat asetuksessa säädettyjä ehtoja, jos organisaatiosi on ulkoistanut henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tehtäviä. Ota tietosuoja-asetus huomioon myös muissa sopimuksissa ja hankinnoissa.

8. Määrittele johtava valvontaviranomainen, jos organisaatiosi toimii usean EU:n jäsenmaan alueella.

9. Selvitä, miten organisaatiosi on huomioitava lasten erityisasema. Jatkossa lapsi tarvitsee huoltajan tai muun vanhempainvastuunkantajan suostumuksen tai valtuutuksen tietoyhteiskunnan palveluiden käyttöön. Suomessa ikäraja ei ole vielä selvillä, mutta se on vähintään 13 ja enintään 16 vuotta.